Política sobre Gestión de Denuncias
1. Introducción
Autorel se compromete a mantener los más altos estándares de integridad y transparencia en todas sus operaciones. Como parte de este compromiso, hemos establecido un canal de denuncias que permite a nuestros empleados, socios comerciales y otras partes interesadas reportar cualquier comportamiento que consideren contrario a la ética, incluyendo soborno, fraude, acoso, y otros tipos de irregularidades.
Este documento establece las políticas internas de Autorel para la gestión de denuncias, basadas en las directrices de la norma ISO 37002:2021, Sistemas de gestión de la denuncia de irregularidades. Estas políticas tienen como objetivo asegurar un manejo efectivo, seguro y confidencial de todas las denuncias recibidas.
2. Objetivo
La presente política tiene como finalidad establecer los lineamientos para la gestión, investigación y resolución de las denuncias presentadas a través del canal de integridad y ética de Autorel. Esta política busca asegurar que todas las denuncias se manejen de manera confidencial, imparcial y con la debida diligencia, garantizando la protección de los derechos del denunciante y del denunciado, y promoviendo un entorno de integridad y transparencia dentro de la organización.
3. Alcance
Estas políticas son aplicables a todas las denuncias relacionadas con cualquier actividad o comportamiento dentro de Autorel que sea considerado una violación de nuestras políticas internas, leyes, regulaciones, o principios éticos. Incluye, pero no se limita a, denuncias de:
- Soborno y corrupción.
- Fraude financiero y contable.
- Conflictos de interés.
- Acoso y discriminación.
- Violaciones de seguridad, salud y medio ambiente.
4. Principios Rectores
En la gestión de denuncias, Autorel se rige por los siguientes principios:
- Confidencialidad: La identidad del denunciante y la información proporcionada serán mantenidas en estricta confidencialidad, limitando su divulgación sólo a aquellos involucrados en la investigación.
- No represalias: Autorel prohíbe cualquier tipo de represalia contra los denunciantes que actúen de buena fe. Cualquier intento de represalia será tratado como una violación grave de nuestras políticas.
- Imparcialidad: Todas las denuncias serán tratadas de manera justa e imparcial, asegurando que se realice una investigación objetiva y sin sesgos.
- Transparencia: El proceso de gestión de denuncias será transparente, proporcionando al denunciante, cuando sea posible, información sobre el progreso y resultado de la investigación.
- Protección de los derechos: Se protegerán los derechos de todas las partes involucradas, incluyendo la presunción de inocencia del denunciado hasta que se demuestre lo contrario.
5. Funciones y Responsabilidades
5.1 Gerente general
El gerente general, Mauricio Mathey de Rivero, es responsable de:
- Recepcionar y supervisar las denuncias recibidas a través del canal de soborno, ya sea por correo electrónico, formulario en línea, o en formato físico.
- Servir como filtro inicial para determinar a qué área o al comité de integridad y ética se deben derivar las denuncias según su naturaleza.
- Mantener una comunicación directa y constante con el comité de integridad y ética para asegurar que las denuncias sean investigadas y resueltas de manera oportuna.
- Informar al denunciante sobre el progreso y la conclusión de la investigación, en caso de que el denunciante haya proporcionado sus datos de contacto.
5.2 Comité de integridad y ética
- El comité de integridad y ética es responsable de llevar a cabo las investigaciones relacionadas con las denuncias derivadas por el gerente general.
- Si algún miembro del comité es denunciado o es parte de una investigación, dicho miembro no podrá participar en la investigación.
6. Canal de integridad y ética
Autorel SRL cuenta con un canal de integridad y ética accesible a todos los colaboradores, directivos, socios comerciales y partes interesadas. Este canal permite la presentación de denuncias de manera confidencial o anónima, a través de los siguientes medios:
- Página web: Plataforma en línea disponible en la web de Autorel SRL, accesible las 24 horas del día.
- Correo electrónico: Envío de denuncias al correo del gerente general.
- Formato físico: Entrega de denuncias en formato físico en las instalaciones de la empresa.
7. Procedimiento para la gestión de denuncias
7.1 Recepción de denuncias
Las denuncias pueden ser presentadas a través del “canal de integridad y ética” disponible en la página web de Autorel, a través de correo electrónico dirigido al Gerente General, o en formato físico.
7.2 Registro de denuncias
Todas las denuncias recibidas serán registradas en un sistema seguro, asignando un código único para su seguimiento. Este registro incluirá la fecha de recepción, el medio por el cual se recibió, una descripción de la denuncia y cualquier evidencia adjunta.
7.3 Evaluación inicial y derivación
El gerente general evaluará la denuncia recibida y determinará la gravedad y veracidad de la misma. Dependiendo de la naturaleza de la denuncia, ésta será derivada al Comité de Integridad y Ética o a las áreas correspondientes para su investigación.
7.4 Investigación
El comité de integridad y ética o el área designada llevará a cabo una investigación exhaustiva de la denuncia. Se recopilarán todas las pruebas relevantes y se entrevistará a las partes involucradas.
7.5 Conclusión y resolución
Una vez concluida la investigación, se elaborará un informe con los hallazgos y recomendaciones. Las decisiones sobre acciones correctivas o disciplinarias serán tomadas por la alta dirección, basándose en los resultados de la investigación.
7.6 Comunicación de resultados
Si el denunciante ha proporcionado sus datos de contacto, se le informará sobre el progreso y la conclusión de la investigación.
A continuación, se describe el proceso de recepción y gestión de denuncias:
| Paso | Descripción |
|---|---|
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Recepción de la denuncia |
La denuncia se recibe a través del canal de denuncias en línea,
por correo electrónico dirigido al gerente general, o en formato
físico. |
|
Evaluación y derivación |
El gerente general evalúa la denuncia y la deriva al presidente
del comité de integridad y ética o a la(s) área(s) correspondiente(s) según la naturaleza de la denuncia.
|
|
Investigación |
El comité de integridad y ética o el área designada lleva a cabo
la investigación, recopilando pruebas y entrevistando a las
partes involucradas. |
|
Conclusión y resolución |
Se elabora un informe con los hallazgos y se toman decisiones
sobre acciones correctivas o disciplinarias. |
|
Comunicación de resultados
|
Si el denunciante proporciona sus datos de contacto, se le
informa sobre el progreso y la conclusión de la investigación.
|
8. Protección del denunciante
Autorel se compromete a proteger a los denunciantes contra cualquier tipo de represalia, discriminación o sanción como resultado de una denuncia realizada de buena fe. Se garantiza el anonimato del denunciante, si así lo desea, y se implementan mecanismos de custodia y protección de sus datos personales conforme a las directrices de la ISO 37002.
9. Medidas de seguridad y confidencialidad
La empresa ha adoptado estrictas medidas de seguridad para asegurar la confidencialidad de las denuncias. Toda la información y documentación recibida a través del canal de integridad y ética es almacenada y custodiada en un software con licencia de seguridad específica, que garantiza la protección de los datos contra accesos no autorizados.
10. Investigación de denuncias
10.1 Procedimientos y técnicas de investigación:
La investigación de las denuncias se realiza utilizando procedimientos, técnicas y métodos específicos para corroborar la infracción denunciada y determinar la responsabilidad del denunciado. Estos incluyen la recopilación de evidencia documental, entrevistas con las partes involucradas, análisis de datos y revisión de antecedentes.
10.2 Investigación en eventos extraordinarios:
En situaciones extraordinarias, como pandemias, que dificulten la investigación interna, se implementarán herramientas tecnológicas como plataformas de teleconferencia y almacenamiento seguro en la nube para asegurar la continuidad y efectividad del proceso de investigación.
10.3 Garantía de imparcialidad, independencia y objetividad:
Autorel garantiza que las personas u órganos encargados de la investigación interna mantendrán su imparcialidad, independencia y objetividad. Ningún miembro del comité de integridad y ética o del equipo de investigación podrá participar si tiene un conflicto de interés relacionado con la denuncia.
10.4 Protección de los derechos del denunciado:
Durante todo el proceso de investigación, Autorel se compromete a respetar los derechos fundamentales del denunciado, incluyendo la presunción de inocencia, el derecho a ser escuchado y la protección de sus datos personales. Se aseguran las garantías procesales que asisten a las personas investigadas.
10.5 Recursos asignados a la investigación:
La empresa dotará al comité de integridad y ética de los recursos humanos, financieros y materiales necesarios para la investigación. Esto incluye personal especializado, acceso a herramientas tecnológicas y recursos para la custodia segura de la documentación y evidencias recabadas.
10.6 Custodia de la información:
Toda la información, documentación y demás evidencias recabadas durante el proceso de investigación serán almacenadas en un OneDrive empresarial, al cual solo tendrán acceso los miembros del comité de integridad y ética y el gerente general. Este enfoque asegura que los datos estén bajo la supervisión y manejo exclusivo de las personas encargadas, garantizando la máxima confidencialidad y protección.
10.7 Acciones de remediación y mejora:
En caso de corroborarse una infracción, se tomarán medidas de remediación que pueden incluir la revisión y mejora de controles internos, capacitación adicional y la implementación de nuevas políticas. Además, se realizará un seguimiento para asegurar la efectividad de las medidas correctivas adoptadas.
11. Régimen Disciplinario
El área de recursos humanos, en coordinación con el comité de integridad y el gerente general, serán responsables de determinar e imponer las medidas disciplinarias o sanciones correspondientes. Las medidas pueden incluir desde amonestaciones verbales o escritas, suspensión temporal, hasta el despido con causa, dependiendo de la gravedad de la infracción.
Todos los registros de medidas disciplinarias serán archivados adecuadamente, y se realizará un monitoreo continuo de su cumplimiento.
12. Perspectiva legal y protección corporativa
Autorel asume un firme compromiso con el cumplimiento de todas las normativas legales vigentes, tanto a nivel nacional como internacional, que rigen las conductas relacionadas con la gestión de denuncias y la protección contra represalias. La implementación de estas políticas está en plena conformidad con la legislación laboral peruana, las regulaciones sobre protección de datos personales, y las leyes anticorrupción, incluyendo la Ley N° 30424, ley que regula la responsabilidad administrativa de las personas jurídicas por el delito de cohecho activo transnacional, y demás normativas aplicables.
12.1 Responsabilidad legal de la empresa
Autorel adopta todas las medidas necesarias para asegurar que las investigaciones y las decisiones tomadas bajo este marco normativo estén en conformidad con la legislación aplicable, minimizando así los riesgos de acciones legales adversas por parte de empleados o terceros. La empresa se reserva el derecho de emprender acciones legales contra aquellos que presenten denuncias maliciosas, falsas o con la intención de causar daño, en concordancia con lo estipulado en el Código Penal peruano.
12.2 Protección contra reclamaciones
Las políticas establecidas en este documento han sido diseñadas para proporcionar una defensa robusta contra posibles reclamaciones laborales o legales. Autorel asegura que todo empleado, al firmar su contrato de trabajo, también firma un reconocimiento de estas políticas y procedimientos. Este reconocimiento incluye la aceptación de que cualquier falta de cumplimiento con las políticas, incluidas las relacionadas con la confidencialidad de las denuncias, puede resultar en sanciones disciplinarias, hasta el despido con causa justificada, conforme a la normativa laboral vigente.
12.3 Mecanismos de defensa jurídica
En caso de que un empleado desafíe las decisiones disciplinarias ante las autoridades laborales o judiciales, Autorel está preparada para defender sus acciones, basándose en la exhaustividad del proceso de investigación, el cumplimiento de todas las garantías legales durante dicho proceso, y la transparencia y equidad de las sanciones impuestas. Además, la empresa mantendrá una política de documentación detallada de todas las investigaciones y sanciones para garantizar la solidez de su defensa jurídica.
12.4 Cumplimiento de normas internacionales
Autorel no solo se adhiere a la normativa local, sino que también sigue las mejores prácticas internacionales en la gestión de denuncias y protección contra el soborno, tal como se establece en la ISO 37002 y la ISO 37001. Esto no solo fortalece la integridad interna de la organización, sino que también la protege frente a riesgos reputacionales y legales en el contexto global.